LA NECESIDAD DE LLEVAR UN PROCESO ADMINISTRATIVO EFICIENTE

El Proceso Administrativo forma parte de toda empresa o negocio consta de las distintas tareas que tienen que realizarse para el orden y crecimiento de una compañía, realizándose además una sectorización de los trabajos en distintas áreas especializadas, y logrando que cada una de ellas no funcione como entes independientes, sino que se realicen acciones conjuntas para poder alcanzar la realización de un objetivo.

¿Pero es importante llevar un proceso? Sin duda alguna es extremadamente importante en todo tipo de empresas ya que el uso de este paso evita improvisaciones en los momentos más difíciles y en la toma de decisiones importantes.

¿Y cuáles son esas etapas que se deben llevar acabo?

• Etapa de planeación: Planear permitirá establecer cuáles son los objetivos de una manera organizada y definir lo que se debe de hacer para alcanzarlos. También los planes son como una guía que nos ayuda a que la organización tenga y aplique los recursos para lograr los objetivos. Los planes nos ayudan a tomar buenas decisiones y congruentes de acuerdo con los objetivos que ya tenemos. Siempre que hemos planeado algo bien, pienso que tenemos una gran posibilidad de que los objetivos que obtenemos nos generen un buen resultado. Trazarnos objetivos a corto, mediano y largo plazo, por ejemplo; aumentar las ventas de un año a otro, es decir aumentar el 5% de las ventas, reducir la rotación de empleados, reducir clientes insatisfechos y convertirlos en clientes satisfechos, etc. Una vez establecido el objetivo, se debe explicar a los encargados de los demás departamentos y delegar tareas, con este paso se pasa a la siguiente etapa.

• Etapa de organización: Incluye determinar qué tareas se llevarán a cabo, cómo serán realizadas, quién las ejecutará, cómo estarán agru­padas, quién depende de quién, y dónde serán tomadas las decisiones. Es muy importante señalar que a cada encargado se debe asignar una tarea y ellos a su vez a sus subordinados, y analizar que esto no se repita con otro departamento. Por es muy importante una adecuada organización y delegar tareas. Una vez que ocurra esto se debe medir el funcionamiento de cada uno de los colaboradores, por consiguiente se inicia la etapa de dirección.

• Etapa de dirección: La cual se encarga de motivar a los empleados, orientar las actividades de otros, elegir el canal más eficaz de comunicación y resolver los conflictos entre los empleados. Ésta es la función se refiere a la relación interper­sonal del administrador con su subordinado. Para que la planeación y la organización puedan ser eficaces, se deben complementar con la orientación y el apoyo de las personas a través de comunicación, liderazgo y motivación adecuados. Para dirigir a las personas, el administrador debe saber comunicar, liderar y motivar. Mientras las otras funciones del proceso administrativo son impersonales, la dirección constituye un proceso interpersonal que determina las relaciones entre los individuos. Por último la etapa más importante;

• Etapa de control: La finalidad del control es garantizar que los resultados de lo planeado, organizado y ejecutado se ajusten tanto como sea posible a los objetivos previamente establecidos. La esencia del control está en verificar si la actividad controlada está o no alcanzando los objetivos o resultados esperados. En este sentido, el control es básicamente un proceso que guía la actividad ejecutada hacia un fin previamente determinado

En caso de que el objetivo propuesto no se esté cumpliendo como se había establecido hay que tomar medidas de corrección.

Sin embargo todos alguna vez han puesto en marcha estas etapas, tal vez en diferente orden, pero cuando se pretende alcanzar algo, todo lleva un tiempo, y un orden.

Se puede decir, que la planeación debe estar presente en toda nuestra vida, porque es lo que nos ayudará a tener mejores resultados en lo que deseamos, claro que tenemos que tomar en cuenta que no siempre todo sale como queremos, pero pues si así aun planeando no nos salen algunas cosas bien, imagino que no planeando pues nada saldrá bien en nuestra vida, ya sea personal, laboral, familiar, etc.

Puedo concluir que si todas la MiPyMES implementaran las fases del proceso administrativo en cualquiera de sus departamentos las cosas saldrían mejor. Grandes empresas como The Coca Cola Company es un ejemplo de cómo el proceso administrativo les ha ayudado a lograr el éxito por más de ciento veinte años, pero sin duda alguna cualquier empresa lo puede llevar a cabo, sólo es cuestión de actitud positiva y ganas.