Noviembre 17, 2015

Los empresarios tienden a ser desorganizados. Cuentan con recursos limitados y mucha información a la que deben hacer seguimiento. Por esta razón, pueden fallar el orden, organización y mantenimiento de la oficina. Un poco de desorden es comprensible y perdonable, pero por el bien de la empresa, es importante poner las cosas en orden periódicamente.

Los empresarios tienden a ser desorganizados. Cuentan con recursos limitados y mucha información a la que deben hacer seguimiento. Por esta razón, pueden fallar el orden, organización y mantenimiento de la oficina. Un poco de desorden es comprensible y perdonable, pero por el bien de la empresa, es importante poner las cosas en orden periódicamente.

 Los siguientes consejos le ayudarán a estructurar y mantener una oficina organizada. Guarde este archivo y consúltelo al menos una vez por trimestre. Si se encuentra demasiado ocupado para realizar el trabajo, contrate a alguien para que lo haga por usted. El ahorro de tiempo tendrá sus frutos.

Organización de la oficina

Al implementar sistemas para mantener organizada su oficina disminuirán los costos de mantenimiento. Compare la organización de su oficina con estos consejos y realice las modificaciones necesarias.

Guarde aquellos insumos que no utiliza todos los días en un lugar que no sea visible

Los montones de papeles, rollos adicionales de cinta y altas pilas de sobres se ven desordenados y esto puede ser un motivo de distracción. Si el espacio lo permite, mantenga los insumos que no utilice en un armario o estante. Almacene lo que no utiliza en forma regular. En su libro "Organizing Your Home Office for Success" ("Organización de su oficina para lograr el éxito"), Lisa Kanarek aconseja cómo mantener su oficina sin obstáculos. Sugiere guardar todos sus cachivaches y lo que utiliza sólo una vez a la semana en áreas secundarias, como un mueble de archivo o un estante. Todo lo que utilice una vez por mes se debe almacenar en un archivo o dejar en un estante. Los artículos que utilice con menor frecuencia deben guardarse en un armario.

Organice los insumos de modo que se pueda acceder a ellos fácilmente

Por ejemplo, no puede ser que tenga que mover dos montones de papel y abrir una caja para obtener una hoja con membrete.

Organice su oficina para que funcione sin dificultades

Si todo se cae cuando saca un libro de su estante o no hay suficiente espacio cerca de la máquina de fax para insertar fácilmente documentos y recoger los que llegan, reestructure su oficina. Estos pequeños obstáculos en el flujo de trabajo se traducen en una pérdida de tiempo y causan tensión.

Cree un basurero "seguro"

Si su desorganización deriva del miedo a tirar cosas que posteriormente podría necesitar, cree un basurero "seguro". En este basurero sólo se bota papel. No se botan ni corazones de manzana, ni tarros de bebida, nada que no quiera ver nuevamente si desea buscar algo en el basurero. Sólo vacíe este basurero cada par de semanas, de modo que tenga un período de gracia durante el cual puede recuperar lo que necesite. Con este sistema, puede ser más fácil para usted botar cosas al basurero.

Cree un sistema para el flujo de información

Piense qué tipo de información, materiales y otros elementos encuentra regularmente. Probablemente, su lista incluirá elementos básicos como correspondencia entrante y saliente, números telefónicos, proyectos actuales y materiales que desea guardar, pero que no puede revisar en este momento. Una vez que haya creado su lista, visite una tienda de venta de insumos de oficina con el fin de buscar soluciones para organizar toda su información. Probablemente será difícil encontrar el producto perfecto que satisfaga sus necesidades y puede ser necesario combinar dos productos de la tienda o comprar un elemento para modificarlo para que se adapte a sus objetivos.